Juridisch

Privacyverklaring

Hello Wendy · laatst bijgewerkt 2026-07-30

Hello Wendy is een AI-telefoonreceptionist voor zzp'ers en kleine ondernemers. Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens Hello Wendy (Vitamine AI B.V., KvK 42067666) verwerkt, waarom, en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk

Vitamine AI B.V. (handelsnaam "Hello Wendy") is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van jou als gebruiker (je account).

  • Vitamine AI B.V. (Hello Wendy)
  • KvK 42067666
  • Pletterij 1F, 2211 JT Noordwijkerhout
  • info@hellowendy.nl

Voor de gegevens van mensen die jouw zakelijke nummer bellen, ben JIJ de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Hello Wendy op als verwerker namens jou. De afspraken daarover staan in de Verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens we verwerken

Van jou als gebruiker:

  • Je telefoonnummer (waarmee je inlogt).
  • Je naam en bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KvK, btw-nummer, adres, e-mail, website, diensten en veelgestelde vragen.
  • Betaalgegevens voor de SEPA-incasso (verwerkt door Stripe).

Van inkomende gesprekken:

  • Het telefoonnummer van de beller, datum en tijd, en de gespreksduur.
  • Een transcript van het gesprek en een korte samenvatting.
  • Gegevens die een beller zelf noemt tijdens het gesprek (zoals een naam of de reden van bellen) komen in het transcript en de samenvatting terecht.

Bij een gekoppelde Google Agenda:

  • De bezet-tijden uit je agenda en de afspraken die Wendy zelf inplant. Zie de sectie "Google Agenda-koppeling" hieronder.

3. Waarvoor en op welke grondslag

  • We gebruiken je accountgegevens om de dienst te leveren en je te factureren (uitvoering van de overeenkomst).
  • Gespreksgegevens verwerken we om bellers namens jou te woord te staan en om jou een overzicht te geven van wie er belde en waarover, zodat je gericht kunt terugbellen.
  • We gebruiken je gegevens niet voor advertenties en verkopen ze niet.
  • We gebruiken gespreksinhoud niet om algemene AI-modellen van derden te trainen.

4. Bellers horen dat ze met een digitale assistent spreken

Aan het begin van elk gesprek maakt Hello Wendy duidelijk dat de beller met een digitale assistent spreekt. Hello Wendy doet geen bindende toezeggingen namens jou; ze noteert de vraag en geeft aan dat je terugbelt.

5. Google Agenda-koppeling

Koppel je (optioneel) je Google Agenda, dan vraagt Hello Wendy precies twee machtigingen:

  • calendar.readonly — om te zien wélke agenda's je hebt en op welke momenten je al bezet bent. Daarvoor gebruiken we uitsluitend de Free/Busy-API, die alleen begin- en eindtijden van bezette blokken teruggeeft.
  • calendar.events — om een afspraak die tijdens een telefoongesprek is gemaakt in je agenda te zetten.

Hello Wendy leest nooit de inhoud van je bestaande afspraken: geen titel, omschrijving, locatie, bijlage of deelnemer wordt opgehaald, opgeslagen, aan een beller voorgelezen of aan een AI-model voorgelegd. Wat de spraak-AI te zien krijgt, is alleen een lijstje van maximaal drie vrije tijdvakken dat wij zelf berekenen uit die bezet-tijden.

Van de koppeling bewaren we alleen: een versleuteld refresh-token (AES-256-GCM), het e-mailadres van het gekoppelde Google-account, de ID's van de gekozen agenda's, en de afspraken die Wendy zelf heeft aangemaakt. Verbreek je de koppeling of verwijder je je account, dan trekken we het token bij Google in en verwijderen we deze gegevens.

Het gebruik van gegevens uit Google Workspace-API's door Hello Wendy — ruwe, geaggregeerde, geanonimiseerde én afgeleide gegevens — voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-eisen. We gebruiken deze gegevens niet om algemene of foundational AI- of machine-learningmodellen te ontwikkelen, te trainen of te verbeteren, we dragen ze voor dat doel niet over aan derden, en we verkopen ze niet.

In English: "Hello Wendy's use of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google Workspace user data — raw, aggregated, anonymised or derived — is never used to develop, improve or train generalised or foundational AI/ML models, and is never transferred to any third party for those purposes."

6. Met wie we gegevens delen (subverwerkers)

Om de dienst te leveren schakelen we zorgvuldig geselecteerde leveranciers in. Zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht en onder een verwerkersovereenkomst:

  • Telefonie (inkomende gesprekken en de spraakstroom): Twilio Inc. / Telnyx LLC.
  • Spraak-AI (gesprek voeren, spraak-naar-tekst en tekst-naar-spraak): ElevenLabs Inc.
  • Taalmodel-routing (stuurt de tekstverzoeken door naar het taalmodel): OpenRouter, Inc.
  • Taalmodel voor samenvatting en het invullen van je bedrijfsprofiel: OpenAI.
  • Agenda (alleen als je de Google Agenda-koppeling zelf aanzet): Google Ireland Limited — zie de sectie "Google Agenda-koppeling".
  • Betalingen en SEPA-incasso: Stripe Payments Europe Ltd.
  • Hosting en database: TroubleFree (Noordwijkerhout, Nederland — EER).

7. Doorgifte buiten de EER

We streven naar verwerking binnen de EER. Waar een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een ander geldig doorgiftemechanisme.

8. Hoe lang we bewaren

  • Transcripten van gesprekken verwijderen we automatisch na 90 dagen.
  • De korte samenvatting blijft bij het gesprek staan zodat je overzicht houdt.
  • Accountgegevens bewaren we zolang je een account hebt.
  • Factuurgegevens bewaren we zolang de wettelijke bewaarplicht (7 jaar) dat vereist.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van verkeer (TLS), toegang op basis van noodzaak en validatie van inkomende telefonie-webhooks. Geen enkele dienst is 100% veilig; merk je iets verdachts, meld het dan via info@hellowendy.nl.

10. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, en je kunt bezwaar maken tegen verwerking. Stuur een verzoek naar info@hellowendy.nl; we reageren binnen 30 dagen.

Bellers die hun gegevens willen laten verwijderen, kunnen zich tot jou (de ondernemer) richten; wij ondersteunen je daarbij.

11. Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het op prijs als je het eerst met ons probeert op te lossen.

12. Contact en wijzigingen

Vragen over privacy? Mail info@hellowendy.nl. We kunnen deze verklaring aanpassen; de versiedatum bovenaan geeft de laatste wijziging aan. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je in de app.

  • Vitamine AI B.V. (Hello Wendy)
  • KvK 42067666
  • Pletterij 1F, 2211 JT Noordwijkerhout
  • info@hellowendy.nl